Workflowbeheer voor IBM Lotus Notes: formulieren, activiteiten en applicaties efficiënt beheren

Workflows definiëren. Processen controleren. Snelle beslissingen nemen.

GEDYS IntraWare 7 Workflow is het efficiënte hulpmiddel voor het elektronisch in kaart brengen en automatiseren van processen binnen uw organisatie. Workflow stelt u in staat om responstijden te verkorten en uw concurrentievermogen te vergroten in snelbewegende en flexibele markten.

Overzicht

Veel voorkomende werksituaties
Typerende toepassingen
Workflows moeten worden beheerst
Transparante structuur
Gemakkelijke configuratie
Geautomatiseerde workflows
Grafische visualisatie
Gerichte controle
Gebruiksgemak
Moderne technologie
Gemakkelijk beheer
Internationaal inzetbaar
De module Workflow in GEDYS IntraWare 7
Samenvatting

Meer materiaal

Workflowbeheer voor IBM Lotus Notes Domino

Presentatie over workflowbeheer voor IBM Lotus Notes Domino

Meer informatie over en checklists voor CRM

Gratis CRM-informatiepakket

Veel voorkomende werksituaties

Er komen dagelijks honderden documenten, aanvragen en facturen binnen

Registreren, controleren en verwerken naar verschillende criteria

Geen workflow aanwezig in de software

Lange verwerkingstijd en hoge kosten

Hoge transportkosten

Geen gestroomlijnde documentafhandeling (kopiëren, archiveren, zoeken, verspreiden)

Geen optimale verdeling van rollen, taken en autorisaties

Vertragingen door gebrek aan automatische regeling voor vervanging

Slechte responstijden en hoge foutenmarge

Geen oplossing voor automatisering van de belangrijkste informatie-, controle- en goedkeuringsprocessen

Korter wordende productlevenscycli - kortere omlooptijd

Wereldwijde concurrentie, gedereguleerde markten

Typerende toepassingen van GEDYS IntraWare 7 Workflow

Vrijwel alle bedrijfsprocessen kunnen worden verbeterd met een professioneel workflowbeheersysteem, omdat het tijd en geld bespaart en het tijdrovende handmatige verwerking tot een minimum beperkt. Met de module Workflow kan iedere Notesdatabase van workflow voorzien worden zonder de applicatie te wijzigen.

Workflows moeten worden beheerst

Met de module Workflow is het mogelijk om applicatieoverkoepelende processen - eenvoudig of complex - en hun activiteiten te modelleren en te beheersen. Door de workflow vanaf een centrale locatie te beheren, kunnen wijzigingen worden geïntroduceerd voor de gehele organisatie. Hierdoor kunnen processen snel en gemakkelijk worden geautomatiseerd in elektronische vorm. U definieert alleen de workflows en GEDYS IntraWare 7 Workflow regelt de benodigde documenten.

Transparante structuur

Structuur van de module Workflow

De module Workflow bestaat uit een configuratiedatabase voor proces- en werkstappen en een controledatabase. Om toegang te krijgen tot documenten in applicaties worden de betreffende databases vastgelegd in een centrale database en gebruikt voor de aansturing.

Informatie over groepen en/of personen kan rechtstreeks uit het Notes Naam- & Adresboek (NAB/Domino Directory) worden gehaald.

Gemakkelijke configuratie

De workflowdefinitie, relaties en vervanging worden gedefinieerd in de configuratiedatabase

De gestructureerde organisatie maakt het mogelijk om dynamisch taken toe te wijzen aan verantwoordelijke gebruikers. In GEDYS IntraWare 7 Workflow kan de structurele organisatie worden onderhouden in een aparte organisatorische database. Hierin worden organisatorische eenheden gebruikt om een hiërarchische structuur te definiëren, waarbij onderaan de zo genoemde functierollen staan. Deze beschrijven de functies die personen of groepen bekleden. Bijvoorbeeld de functie van «directiesecretaresse» binnen de organisatorische eenheid "Financiën". Door activiteiten aan een functierol binnen de organisatie toe te wijzen, kunt u processen onafhankelijk van de daadwerkelijke medewerkers configureren en hen op elk ogenblik gemakkelijk vervangen. Om te zorgen dat de structuren uit de organisatie in andere applicaties kunnen worden gebruikt, kunnen groepen automatisch worden gegenereerd.

De procedurele organisatie beschrijft processen en de bijbehorende activiteiten. Basisinstellingen worden gedefinieerd in de procesdefinitie. Hier wordt de procesbeheerder gedefinieerd, wie speciale rechten krijgt voor de procesconfiguratie en het huidige workflowproces. Automatische initialisaties voor het proces kunnen met behulp van de Autostart-functie worden uitgevoerd. Vrij configureerbare trefwoorden en sleutels worden gelogd. Om de huidige verwerkingsstatus van een workflow in een applicatiedocument te gebruiken, kan talrijke informatie automatisch uit de workflowlog gekopieerd worden naar het document.

De activiteiten worden statisch dan wel dynamisch door de activiteitsverantwoordelijken vastgelegd. Tijdens het beheerproces krijgen de verantwoordelijken de schrijfrechten toegewezen, die zij nodig hebben voor de uitvoering in iedere fase.

Het geïntegreerde versiebeheer binnen de configuratie, dat vereist dat nieuwe procesversies worden aangemaakt als er wijzigingen worden aangebracht aan de processen of activiteiten, zorgt ervoor dat de juiste proces- en activiteitsdefinities worden gebruikt voor de beheersing van de workflows.

Het definiëren van relaties maakt flexibele configuratie van verantwoordelijken mogelijk. Voorbeelden van relaties tussen medewerkers van een bedrijf kunnen zijn "lijnmanager van" of "specialist voor". U kunt net zo veel relaties configureren als u wilt, met verschillende kenmerken. Deze relaties worden gebruikt om verantwoordelijken of personen te identificeren die moeten worden geïnformeerd binnen de workflow.

Vervangingsdocumenten worden gecreëerd voor personen die tijdelijk niet in staat zijn hun taken uit te voeren, bijvoorbeeld door afwezigheid. De vervanging kan voor specifieke tijden worden ingesteld en is dan alleen die periode actief. Vervangers krijgen alle rechten toegewezen die zij nodig hebben om de activiteiten uit te voeren van de persoon die zij vervangen.

Geautomatiseerde workflows

Uit te voeren activiteiten worden verzonden naar de verantwoordelijken in de vorm van een notificatie (e-mail). Naast gewone tekst kunnen ook links in deze e-mail worden meegestuurd. Ook ingangs- en uitgangsvoorwaarden worden in de activiteitdefinitie gedefinieerd, dat wil zeggen wanneer een activiteit mag starten of wanneer deze klaar is. U kunt de activiteit altijd opnieuw uitvoeren door automatisch of handmatig terug te gaan naar een andere activiteit.

De geïntegreerde controle op de verstreken tijd zorgt er ook voor dat geen enkele workflow wordt vergeten. U kunt verschillende escalatietijden instellen, waarna herinneringen worden verzonden naar de verantwoordelijke of bepaalde acties worden opgestart.

Grafische visualisatie

Grafische visualisatie van een workflow

De in de procedurele organisatie gedefinieerde procesconfiguraties kunnen grafisch worden weergegeven en gevalideerd met behulp van een meegeleverd visualisatieprogramma. Het geïntegreerde programma toont de processen als een animatie, waardoor ze getest kunnen worden.

Gerichte controle

De controledatabase is verantwoordelijk voor de daadwerkelijke beheersing van workflows en maakt doorvoor gebruik van de organisatorische structuren en processen die opgeslagen zijn in de configuratiedatabase. De database bevat enkel documenten van één documentsoort: controle/logdocumenten voor huidige en voltooide workflows. Elke workflow wordt gerepresenteerd door één logdocument, waarin alle looptijdinformatie en logs staan. Dit zijn onder andere de procesversie, workflowstatus, activiteiten en hun status, looptijden, verantwoordelijken en opmerkingen.

De controledatabase, en daarmee de workflowbeheersing, kan via replicatie over een willekeurig aantal Domino-servers worden verspreid. Dit zorgt ervoor dat alle administratieve taken, een overzicht van alle workflows en een ToDo-lijst aan iedere gebruiker beschikbaar kunnen worden gesteld en centraal kunnen worden beheerd. Hierdoor is het gemakkelijk om een reeks van diverse evaluatieopties voor workflows te maken, bijvoorbeeld per klant of per project.

Gebruiksgemak

Een standaard navigatiestructuur op de IBM Lotus Notes client in de vorm van een navigatiebalk maakt snelle toegang mogelijk tot onderwerpen hoger in de configuragrie- en controlehiërarchie, onder andere in de structurele en procedurele organisatie. Views geven processen, activiteiten, vervangers, etc. in categorieën weer. Door te dubbelklikken wordt het betreffende document geopend.

Moderne technologie

De module Workflow is gebaseerd op IBM Lotus Notes/Domino. De module kan worden gebruikt in combinatie met elke Notes-appliatie, zonder dat de applicatielogica hoeft te worden aangepast. Een verborgen view is het enige dat moet worden toegevoegd. Workflows worden aangestuurd door agents, die automatisch of handmatig op de client van een gebruiker kunnen worden gestart.

Gemakkelijk beheer

Beheertaken bestaan uit het installeren van de module, het geschikt maken van IBM Lotus Notes applicaties voor het werken met workflows en het definiëren van organisatorische structuren en processen in de configuratiedatabase. Deze kunnen na de eerste installatie op ieder moment worden uitgebreid of aangepast. Het interfaceontwerp kan ook worden gewijzigd met behulp van configuratiedocumenten. Actieve workflows en individuele activiteiten kunnen door de gebruiker worden beëindigd in de controledatabase. Processen kunnen worden herstart en nieuwe verantwoordelijken kunnen worden aangesteld terwijl het systeem operationeel is.

Internationaal inzetbaar

Workflow is een meertalige applicatie, zodat alle medewerkers dezelfde applicatie kunnen gebruiken, waar zij ook gevestigd zijn. Zij kunnen eenvoudig de taal voor hun werkomgeving in de instellingen selecteren. Hierdoor is het maken van rapporten gemakkelijk en snel, zelfs voor verschillende landen

De nieuwe Language Configuration technologie, stelt bedrijven in staat om zelf delen van of zelfs de gehele applicatie naar elke gewenste taal te vertalen - zonder de noodzaak voor extra programmeerwerk. Internationale bedrijven verhogen hiermee de acceptatie van de software ook in organisaties in andere landen.

De module Workflow in GEDYS IntraWare 7

De module Workflow neemt een cruciale functie in binnen GEDYS IntraWare 7. Aan de ene kant stuurt de module alle workflows aan binnen GEDYS IntraWare 7 (inclusief de modules Contacts, Office, Service en Sales) en is daarom verantwoordelijk voor de gehele proceslogica. Aan de andere kant stelt de module de centrale structurele organisatie beschikbaar, die wordt gebruikt door talrijke andere functies. Dit zorgt ervoor dat functierollen en taken vanaf een centrale locatie worden aangestuurd en onderhouden en gemakkelijk kunnen worden veranderd. Met behulp van de de IQ.Suite Clerk kunnen ook vervangingsregelingen van de Clerk worden gebruikt.

Samenvatting

Door integratie in alle IBM Lotus Notes/Domino applicaties kunnen voor ieder document processen worden opgestart

Processtromen kunnen worden geconfigureerd onafhankelijk van de data in het te verwerken document

Verantwoordelijken worden per e-mail geïnformeerd en/of kunnen hun workflows afhandelen in speciale views

Duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden

Automatische vaststelling van voltooide activiteiten

Iedere combinatie van server- en cliëntbesturing van processen is mogelijk

Handige evaluatieopties

Diverse configuratieopties

Procesconfiguratie

Installatiedatabase met assistent

Alle componenten kunnen snel en gemakkelijk worden ingesteld met de installatieassistent

Kortere omlooptijden en minder exploitatiekosten

Dynamische taalwisseling (Language Configuration technologie)

Grafische procesrepresentatie

Informatie over nieuwe taken via e-mail en/of views

Loginformatie

Analyse van looptijdinformatie van de workflow voor een goed ingesteld proces

Flexibele reactie op voortdurend veranderende processen binnen de organisatie

Complete workflowoplossing: vakantiedatabase, investeringsverzoeken, factuurontvangst, voorraadboekingen

Beschikbaarstelling van de workflowfunctionaliteit voor de modules Office, Sales en Service
Aanbevolen uitbreidingen: module Office voor formulieren en module Portal voor centrale toegang