GEDYS IntraWare 7

Contacts

Portal

Workflow

Schedule

Office

Sales

Service

Marketing

Mailing

Pump

Event Manager

Analytics

Beheren van groepsafspraken voor IBM Lotus Notes Domino:
Actieve planning voor individuen en groepen

Actieve planning voor individuen en groepen

Afspraken coördineren. Middelen reserveren. Inzicht in beschikbaarheid

Schedule is het hulpmiddel bij uitstek voor het plannen van uw afspraken, het reserveren van middelen en het overzichtelijk beheren van teamagenda's. Schedule verhoogt uw productiviteit en flexibiliteit.

Veel voorkomende werksituaties

Afspraken plannen via telefoon en email is bewerkelijk

Gedetailleerde afspraakinformatie kan niet worden verschaft

Geen overzicht van beschikbaarheid van individuen, groepen en middelen

Wijzigen en verschuiven van afspraken is tijdrovend

Geen overzicht van oude planningen

Middelen, zoals projectors, poolauto's en kamers, kunnen niet gemakkelijk worden gereserveerd

Geen duidelijk takenbeheer

Centraal overzicht van afspraken en taken

: Gestructureerde persoonlijke overzichten

Wie zit er in een vergadering? Wie zit er bij een klant? Wat zijn de vakantieroosters? Welke kamers en welke projectors worden er gebruikt? Wie is online beschikbaar voor vragen? Aan welke taken wordt er gewerkt? Met Schedule kunt u deze informatie vinden zonder langdurig te moeten zoeken. Door het gebruik van een enkele database weet u altijd waar uw collega's zijn en wat zij aan het doen zijn, op welke locatie dan ook. Schedule combineert snelle informatievoorziening met een centraal, eenvoudig beheer van agendanotities en taken voor individuen en groepen, waardoor het een zeer efficiënt hulpmiddel is voor het dynamisch plannen van taken.

Efficiënt beheer van groepsafspraken voor Lotus Notes Domino

: Geïntegreerde planner met beschikbare-tijd-overzicht voor het snel versturen van uitnodigingen

Schedule vult uw IBM Lotus Notes agenda aan met een groot aantal functies voor het plannen van afspraken voor groepen, individuen en middelen. Schedule verzamelt alle activiteiten van individuele IBM Lotus Notes/Domino agenda's en combineert deze in één groepsdatabase. Privé afspraken blijven privé. Elke groep in uw organisatie ontvangt zijn eigen agenda. Medewerkers kunnen tot meer dan één groep behoren. Elk groepslid ontvangt alle informatie die hij nodig heeft - per afdeling of afdelingsoverkoepelend. Met slechts één klik kunt u verschillende views oproepen die informatie bevatten over de beschikbaarheid van medewerkers, groepen en middelen.

Snel plannen

: Het actiecentrum met een overzicht van de afspraken en beschikbaarheid van personen of middelen per maand / dag. Eenvoudig via slepen afspraken verschuiven.

Bespaar uzelf de langdurige telefoongesprekken om afspraken en vergaderingen te regelen. Schedule geeft u een gedetailleerd overzicht van alle leden van uw groep. U kunt niet alleen zien wanneer iemand bezet is, maar ook waar zij op dat moment mee bezig zijn.

De geïntegreerde Lotus Sametime functie laat zien wanneer mensen online zijn, zodat u meteen met ze kunt chatten en informatie kunt uitwisselen.

Het geïntegreerde beschikbare-tijd-overzicht vereenvoudigt het plannen van afspraken voor individuen en/of groepen.

Views geven de informatie weer die u nodig heeft, in een duidelijke en eenvoudige structuur, bijvoorbeeld per dag, persoon, groep of klant.

Het actiecentrum vereenvoudigt het overzicht op en de classificatie van afspraken. U kunt de geplande en opgenomen vakantiedagen van uw groep zien, evenals de geïntegreerde feestdagen en deelnemers en locatie/kamer per afspraak. Hierdoor is het gemakkelijk om taken en projecten te plannen.

Tijdsbesparende invoer van afspraken

Schedule helpt u afspraken in te plannen met een handige invoerassistent voor afspraaksoorten en -categorieën evenals afspraakbeschrijvingen, ondersteuning voor terugkerende afspraken en selectielijsten voor individuen en groepen. Medewerkers worden via e-mail op de hoogte gesteld van nieuwe afspraken. In combinatie met de GEDYS IntraWare 7 modules Contacts en Office kunt u afspraken aan verschillende contactpersonen toewijzen.

Ondersteuning voor teamplanning

: Zinvolle afspraakrapporten per persoon en per team

De groepsplanning geeft u een snel overzicht van de afspraken en taken van een team. U kunt in één oogopslag zien wanneer iedereen vrij is.

Maak zinvolle afspraakrapporten per persoon en per team voor de volgende verkoopvergadering. Dit stelt u in staat om de maandelijkse werkbelasting en beschikbaarheid van mensen en middelen vast te leggen. De views maken ook het overzichtelijke plannen van vakanties binnen een team en binnen de gehele organisatie mogelijk.

Duidelijk takenbeheer

Of het nu gaat om werk in de kantoororganisatie, voor de projectplanning of op verzoek van de klant - u moet elke dag taken toewijzen aan de juiste afdeling of aan een bepaalde contactpersoonelecteren.

Met Schedule kunt u via de Lotus Notes ToDo-functie bedrijfsbreed en transparant takenbeheer uitvoeren. Alle taken van de individuele Lotus Notes/Domino agenda's worden centraal bijeengebracht in een database en zijn zo beschikbaar voor het toewijzen van afspraken en taken. De gemakkelijke invoer van taken met Schedule maakt uw takenbeheer snel en efficiënt.

Deadlines en de mogelijkheid tot het volgen van de voortgang zorgen ervoor dat taken op tijd worden voltooid. In de praktijk betekent dit dat u nauwkeurig het uit te voeren werk voor taken kunt managen en dat u een oogje kunt houden op het takenproces.

Internationaal inzetbaar

Schedule is een meertalige applicatie, zodat alle medewerkers dezelfde applicatie kunnen gebruiken, waar zij ook gevestigd zijn. Zij kunnen eenvoudig de taal voor hun werkomgeving via de instellingen selecteren.

De nieuwe Language Configuration technologie, stelt bedrijven in staat om zelf delen van of zelfs de gehele applicatie naar elke gewenste taal te vertalen zonder de noodzaak voor extra programmeerwerk. Internationale bedrijven verhogen hiermee de acceptatie van de software ook bij vestigingen in andere landen.

Gemakkelijk beheer

Wanneer u groepen aanmaakt in Schedule, kunt u personen en groepen selecteren vanuit de Domino Directory. U kunt zelfs meervoudig geneste groepen aanmaken. U kunt ook iemands lidmaatschap van een groep kopiëren en deze later gebruiken om de invoer te beoordelen.

Het is ook mogelijk om de groepen die gebruikt worden in de Domino Directory met Schedule te synchroniseren. De synchronisatie neemt automatisch de personen mee, die net lid zijn geworden van een groep of net een groep hebben verlaten, waardoor geen extra beheerwerk nodig is.

Naast het automatisch toewijzen van personen aan groepen in de Domino Directory, geeft Schedule u de mogelijkheid om uw eigen groepsdefinities en opdrachten te creëren. Schedule kan zelfs afspraken beheren voor personen die verdeeld zijn over meerdere servers en domeinen; de toewijzing gebeurt automatisch aan de hand van de servernaam.

De configuratiemogelijkheden zijn bijna onbeperkt. De geïntegreerde programmeerinterface (API) geeft u de mogelijkheid om individuele behoeften te integreren zonder het standaardproduct aan te passen. Dit zorgt ervoor dat de compatibiliteit behouden blijft voor upgrades.

U kunt ook individuele mailtemplates naar eigen wens aanpassen. U kunt bijvoorbeeld de inhoud van zelfgedefinieerde velden in de agendanotities uitlezen en samenvoegen. Hetzelfde geldt voor individuele uitbreidingen op contactdocumenten in de Domino Directory.

De log van elke gedraaide agent, samen met automatisch logbeheer, geeft administrators een voortdurend overzicht op de activiteiten van individuele agents.