GEDYS IntraWare 7

Contacts

Portal

Workflow

Schedule

Office

Sales

Service

Marketing

Mailing

Pump

Event Manager

Analytics

GEDYS IntraWare 7 Office -
Document- en correspondentiebeheer voor IBM

Electronic profiles andflexible document management

Elektronische profielen en flexibel documentbeheer

Bewaar, bekijk en beheer alle activiteiten met klanten, leveranciers, prospects en businesspartners.

Office is het efficiënte hulpmiddel voor het beheren van uw documenten, processen en informatie. Office stelt u in staat om alle informatie over telefoongesprekken, afspraken, correspondentie en van vele individuele formulieren efficiënt te gebruiken.

Veel voorkomende werksituaties

Klantenbestanden zijn over vele archieven en media verdeeld

Ongestructureerde document- en correspondentieopslag

Geen overzicht van processen en projecthistorie

Slechts beperkte gekwalificeerde informatie over processen

Taken en ToDo's zijn slechts gedeeltelijk gedocumenteerd, bij de meeste ontbreekt transparantie

Tijdrovende correspondentievervaardiging en -opslag, geen standaard templates

Geen gestandaardiseerde bedrijfscorrespondentie

Geen individuele online formulieren voor snelle goedkeuring

Ongereguleerde toegang tot informatie

Wie is waar verantwoordelijk voor?

Gestructureerde informatie

: Transparante toewijzing van alle documenten en correspondentie aan klanten, leveranciers en partners.

GEDYS IntraWare 7 Office stelt u in staat om al uw communicatieactiviteiten met klanten, leveranciers en partners vast te leggen en te beheren. Ieder elektronisch profiel geeft in één oogopslag alle documenten, processen, informatie, afspraken, ToDo's en taken weer, die gekoppeld zijn aan een contactpersoon. De gestructureerde representatie van uw organisatie, inclusief templates en opslagsystemen, stelt u in staat bedrijfskennis centraal op te slaan, waardoor deze op een gemakkelijke manier lokaal kan worden bewerkt door medewerkers en snel kan worden teruggevonden.

De op rollen gebaseerde navigatie maakt het werk, mede door door de intuïtieve interface, ook bij omvangrijke installaties eenvoudiger. Medewerkers hebben meteen toegang tot de informatie die zij nodig hebben in verband met hun rol of taak. Gegevens worden correct opgeslagen en informatie kan snel worden gevonden. Voor nieuw personeel is het het eenvoudig en gemakkelijk met de de software aan de slag te gaan.

Mobiele medewerkers kunnen op ieder ogenblik gegevens uitwisselen via de centrale server. Office stelt u bovendien in staat om contactinformatie veilig te linken en te synchroniseren met behulp van Palm, Handheld en Pocket PC's via de module Mobile CRM.

Met de nieuwe aanvullende Web module heeft u overal ter wereld toegang tot al uw klantinformatie. Dit betekent dat iedereen geheel flexibel kan werken met de meest recente gegevens, waar men zich ook bevindt - dus ook onderweg of gewoon thuis.

Geautomatiseerd kantoor

: Gemakkelijk correspondentie creëren.

Adressen invoeren, brieven, faxen en e-mails schrijven, afspraken beheren, taken monitoren - deze en soortgelijke taken bepalen de dagelijkse kantoorwerkzaamheden. De module Office kopieert automatisch gegevens, zoals adres, fax- en telefoonnummer in uw correspondentiedocument en documentatie. Individueel gedefinieerde tekstmodules en templates voor IBM Lotus Notes, OpenOffice en Microsoft Office zorgen ervoor dat het vervaardigen van correspondentie kinderspel is. Ze besparen tijd en verbeteren de kwaliteit.

Met GEDYS IntraWare 7 Office kunt u taken aanmaken en monitoren, die u kunt doorsturen naar individuen of groepen. De unieke toewijzing aan klanten en werknemers samen met de automatische herinneringsfunctie helpen u efficiënter te werken. U behoudt altijd het overzicht op de uitstaande taken en hun voortgangsstatus.

Lotus Sametime laat u weten wanneer een collega, waar u informatie van nodig heeft, aan zijn bureau zit, zodat u meteen een gesprek met hem kunt aangaan via de chat. Dit bespaart u tijd en maakt uw personeel productiever.

De nieuwe, aanvullende module CTI Interface helpt u bij uw dagelijkse telefoongesprekken. Binnenkomende faxen komen meteen terecht in uw mailbox en worden opgeslagen in een elektronische map. U kunt een telefoonnummer ook direct vanuit het adres kiezen. Wanneer telefoongesprekken binnenkomen, ontvangt u alle belangrijke informatie over de beller direct op uw scherm. En alle telefoongesprekken die binnenkomen terwijl u er niet bent, worden natuurlijk vastgelegd en weergeven middels een terugbellijst. Uw mailbox fungeert als uw persoonlijk antwoordapparaat met gepersonaliseerde welkomstberichten.

Gebruik de zoekfunctie volledige-tekst om snel en gemakkelijk documenten en bepaalde inhoud te vinden.

Gepersonaliseerde formulieren

Maak uw eigen informatie- en communicatietemplates conform de standaarden van uw bedrijf. Gebruik automatische velden om stamgegevens of gegevens van andere systemen in uw documenten en afdruktemplates te kopiëren om bijvoorbeeld afspraken of leveringsvoorwaarden, etc. te bevestigen.

Met GEDYS IntraWare 7 Office kunt u alle formulieren naar uw individuele behoefte vormgeven. En met behulp van de aanvullende module Workflow kunt u deze formulieren en processen ook beheren, bijvoorbeeld voor de maandafsluiting, creditnota's, contractverificatie of de goedkeuring van offertes.

Volledige e-mailintegratie

GEDYS IntraWare 7 Office is het platform bij uitstek voor uw e-mailcommunicatie. Inkomende en uitgaande e-mails worden automatisch vastgelegd in het elektronische profiel. De module Office stelt alle e-mail inhoudelijk beschikbaar voor alle medewerkers. Hierdoor is gestructureerde toegang tot alle e-mail knowhow binnen de onderneming mogelijk.

Hoogwaardige correspondentie

: Gerichte mailings.

De geïntegreerde mailingassistent in de module Contacts helpt u mailings met grote volumes te verzorgen. U maakt uw correspondentietemplate en selecteert de mailinglijst. Intelligente agents kopiëren de brieven, samen met het landspecifieke aanhef-, adres- en mailingformaat naar e-mails, brieven en faxen. De uitgestuurde mailings worden vastgelegd in het adresdocument. Desgewenst worden brieven opgeslagen in het elektronische profiel.

Een gratis PDF-generator is geïntegreerd om te zorgen voor een perfecte afdruk en veilige verzending van mailings zonder de mogelijkheid deze te veranderen. Daarvoor kunt u eigen afdruktemplates definiëren en deze gebruiken om alle documenten, overzichten en formulieren af te drukken. Daarbij kunt u data uit verschillende documenten dynamisch combineren in de afdruktemplates en deze PDF-bestanden voor lange tijd vastleggen of op hoge kwaliteit afdrukken.

Analyses en rapporten

De aanvullende module Analytics voorziet u van een vooraf gedefinieerde serie rapportages en analyses, om bijvoorbeeld de adreskwaliteit te analyseren en zelfs voor historische analyses. Met Analytics kunt u alle operationele klant-, transactie- en productgegevens analyseren vanuit GEDYS IntraWare 7 en zo kunt u een basis creëren voor de besluitvorming in het operationele CRM.

Internationaal inzetbaar

Office is een meertalige applicatie, zodat alle medewerkers dezelfde applicatie kunnen gebruiken, waar zij ook gevestigd zijn. Zij kunnen eenvoudig de taal voor hun werkomgeving in de instellingen selecteren. Hierdoor is het maken van rapporten gemakkelijk en snel, zelfs voor verschillende landen. Internationale mailings en correspondentie worden in een enkele stap geproduceerd in de correspondentietaal die opgeslagen is in het contactdocument en gecombineerd met de juiste template.

De nieuwe Language Configuration technologie, stelt bedrijven in staat om zelf delen van of zelfs de gehele applicatie naar elke gewenste taal te vertalen - zonder de noodzaak voor extra programmeerwerk. Internationale bedrijven verhogen hiermee de acceptatie van de software ook voor vestigingen in andere landen.