Professionele planning en organisatie van evenementen

Het takenpakket van een evenementmanager - of het nu bij verkoop, marketing of personeelsdiensten is - is breed. Het varieert van het opstellen van evenement- en takenplannen, het boeken van kamers, technologie- en cateringdiensten tot de selectie van sprekers en de organisatie van vele andere dingen die horen bij het organiseren van een evenement.

De nieuwe GEDYS IntraWare Event Manager software ondersteunt ondernemingen bij het plannen, organiseren en uitvoeren van interne en externe evenementen. De software biedt uitgebreide functionaliteiten waaronder documentatie, projectmanagement, deelnemerbeheer, communicatie en monitoring.

Het programma beschikt over functies voor de complete administratie van adressen, taken en activiteiten, communicatie, het opstellen van uitnodigingslijsten en e-mailontvangers, het omgaan met toezeggingen, afzeggingen en lijsten met kandidaten die automatisch legen plaatsen opvullen, evenals het boeken van deelnemers voor verschillende evenementsessies.

Download

Brochure: GEDYS IntraWare 7 Event Manager

Presentatie: GEDYS IntraWare 7 Event Manager

Meer informatie over en checklists voor CRM

Gratis CRM-informatiepakket

Perfecte evenementorganisatie

Thema's plannen, ruimtes en sprekers zoeken, taken toewijzen en deadlines in de gaten houden, deelnemers inschrijven, corresponderen met dienstverleners en deelnemers, facturen voorbereiden - de taken, die het organiseren van evenementen met zich meebrengt, zijn erg divers.

Of u nu een evenementenbureau heeft of een evenementmanager in een bedrijf bent, de nieuwe Event Manager software van GEDYS IntraWare zal u helpen allerlei verschillende soorten evenementen succesvol te plannen en organiseren.

Na de briefing, met de doel- en doelgroepdefinities en een in grote lijnen uitgewerkt plan, begint het tijdrovende projectmanagement voor het evenement.

Afhankelijk van de inhoud kunt u sessies voor het evenement organiseren, bijvoorbeeld parallel lopende lezingen, avondevenementen of sociale programma's, die afzonderlijk kunnen worden geboekt door de deelnemers.

De beschikbaarheid van middelen en sprekers controleren, taken bepalen en toewijzen, datumveranderingen doorgeven - de Event Manager applicatie zorgt voor al uw behoeftes met betrekking tot middelen- en takenbeheer.

U kunt middelen aan het evenement toewijzen en controleren of de spreker, technologie, ruimte etc. beschikbaar is voor de gewenste datum.

U kunt vaak voorkomende taken combineren in een takenpakket. Deze pakketten kunnen dan worden toegewezen aan de evenementen. Checklists worden gebruikt om een overzicht te geven van de taken, inclusief hun datum en status, die een nauwkeurig getimede organisatie mogelijk maken.

Door het gebruik van vooraf opgestelde kostenlijsten kunt u alle kosten van het evenement vastleggen, zoals honoraria, huur, etc., waar u desgewenst bijkomende kosten aan kunt toevoegen.

De kosten en deelnamegelden per deelnemer zijn per zakenrelatie gedocumenteerd en worden samen met de kostencalculatie gebruikt als voorbereiding op de facturatie. Vanaf de volgende versie zal een geïntegreerde kostprijscalculator vragen beantwoorden, zoals "Zitten we binnen het budget met onze planning?"

Met gebruik van individueel gedefinieerde templates en de correspondentieassistent kunt u uitnodigingen, draaiboeken, deelnamebevestigingen, etc. voor het evenement vervaardigen, die u vervolgens verzendt of afdrukt met behulp van distributielijsten.

U vindt alle informatie over middelen, taken, kosten en activiteiten netjes geordend in het evenementdocument, samen met de gegevens van de deelnemers en alle correspondentie voor het evenement.

Evenementplannen die eens in het verleden zijn gemaakt, worden bewaard als een template in de module Event Manager en kunnen worden hergebruikt. U kunt ook evenementen kopiëren en gegevens, zoals de datum, bewerken met behulp van een dialoogvensterzard.

Of het nu gaat om evenementen, beurzen of trainingen - GEDYS IntraWare 7 Event Manager verkort de aan planning en coördinatie bestede tijd aanzienlijk. Uw processen verlopen soepeler en efficiënter. En de nieuwe functie voor kostencalculatie stelt u in staat betrouwbaar te plannen..

Deelnemerbeheer gemakkelijk gemaakt

Optimaliseer uw deelenemerbeheer met taken, massamailingen en herinneringen/follow-ups. Boek deelnemers en wijzig hun boekingen, vervaardig en onderhoud wachtlijsten, verzend documenten, beheer correspondentie - u kunt al deze administratieve taken zeer snel uitvoeren met GEDYS IntraWare 7 Event Manager.

Naargelang het soort deelname - volledige of gedeeltelijke deelname - kunt u de respectievelijke deelnamedocumenten verzorgen. U boekt gasten voor een evenement of sessie en het regelen van begeleiders en het boeken van sociale programma's is geïntegreerd.

U kunt de contactinformatie van de deelnemer selecteren uit de module GEDYS IntraWare 7 Contacts, respectievelijk uit het Lotus adresboek of ze gewoon vrij invoeren. Een duidelijk overzicht van de resterende plaatsen maakt het boeken gemakkelijker voor u. Als er een groot aantal aanmeldingen zijn, kunt u de wachtlijst gebruiken.

U kunt boekingen met behulp van een assistent wijzigen, ofwel afzonderlijk of als massabewerking. De assistent controleert vrije plaatsen alsook afzeggingscondities en voegt nieuwe informatie toe, zoals de huidige deelnametarieven voor de deelnemer. De verschillende statussen, zoals Vooraf Geboekt, Uitgenodigd, Geregistreerd, Bevestigd tot en met Goedgekeurd of Niet Goedgekeurd zorgen voor transparantie.

Met behulp van de informatie in het evenementdocument worden de deelnamekosten automatisch toegewezen aan de deelnemer en ter beschikking gesteld voor facturatie. In geval van afzegging treedt de annuleringsregel in werking. De bedrijfsadministratie ondersteunt u met factuurregels voor iedere deelnemer.

GEDYS IntraWare 7 Event Manager automatiseert dagelijkse kantoorwerkzaamheden. Een geïntegreerde correspondentieassistent ondersteunt u bij de correspondentie, of het nu om een enkele brief of massamailingen gaat, naar deelnemers, sprekers en dienstverleners. Het ondersteunt u ook bij het maken van deelnemer- en aanwezigheidslijsten, adresetiketten, naamkaartjes evenals boekings- en deelnamebevestigingen.

Individuele templates voor deelnamecertificaten en documenten

Individueel vervaardigde templates voor deelnamecertificaten en documenten ondersteunen u bij het vervaardigen van de slotdocumenten van het evenement. De applicatie brengt gegevens, zoals adres en telefoonnummer, over naar uw correspondentiedocumenten, aanwezigheidslijsten, deelnamecertificaten etc. Individueel gedefinieerde tekstmodules en templates (Lotus Notes, Microsoft® Office en Open Office) vereenvoudigen uw correspondentie.

Checklists voor het plannen en afhandelen van taken

Geïntegreerde taken en herinneringen versnellen processen en zorgen voor een soepele samenwerking. U kunt een document voorzien van een follow-updatum en afhandelingsnotitie of voegt taken voor verdere verwerking toe aan het bureaublad van een collega.

Voor uw standaardevenement kunt u individuele takenpakketten samenstellen die alle informatie bevatten over de deadline, taak en verantwoordelijke. U kunt meer taken toevoegen in een later stadium. Op deze manier worden alle taken toegewezen aan een evenement en gerangschikt volgens de datum van hun deadline. De taakverantwoordelijke ontvangt de aan hem toegewezen taken en kan ze als een overzichtelijke checklist terugvinden op het bureaublad van zijn PC. Voltooide taken worden gemarkeerd met de bijpassende status. De verschillende statussen worden geaccentueerd door afzonderlijke grafische voorstellingen, waardoor doorlooptijden worden verkort en transparantie wordt gecreëerd. Daarnaast helpt de checklist met open of voltooide taken de verantwoordelijke voor het evenement een duidelijk overzicht te krijgen van de status van het evenement.

Transparant middelenbeheer

U kunt alle sprekers, technische apparatuur, ruimtes en dienstverleners documenteren met behulp van de functie voor middelenbeheer. U kunt meer informatie aan het document toevoegen, zoals bijvoorbeeld de knowhow van de spreker of faciliteiten bij conferentiehotels. Dit bespaart u tijd als u er later naar op zoek bent. Naast externe middelen kunt u ook Notes-middelen toewijzen aan het evenement. De vrije-tijd-zoekfunctie in het evenementdocument ondersteunt u bij het organiseren van afspraken, ruimtes en sprekers en zorgt voor de reservering in de Notes middelendatabase. Gereserveerde middelen zijn niet beschikbaar voor andere evenementen op hetzelfde ogenblik. U kunt conflictsituaties en daardoor wijzigingen op het laatste moment vermijden: technologie en ruimtes worden efficiënt gebruikt en de juiste sprekers worden ingezet.

Veelzeggende statistieken

Op elk moment geven evaluaties u een overzicht van zowel de status van de inschrijvingen als de kosten en opbrengsten - duidelijk gepresenteerd op datum, type/naam van evenement, locatie en spreker. De tevredenheid van de deelnemers kan worden gemeten door een evenementbeoordeling die beschikbaar is in de volgende versie van Event Manager. Dit geeft u de mogelijkheid om een duidelijk overzicht te behouden op omzet en kosten.

Flexibele software voor uw evenementen

GEDYS IntraWare 7 Event Manager kan specifiek worden aangepast aan de behoeftes van uw onderneming.

Door middel van configuratie kunt u uw eigen soorten evenementen, sessies en middelen creëren evenals deelnamesoorten en prijsmodellen. U kunt taak- en kostenlijsten samenstellen en uw individuele templates gebruiken voor documentatie, organisatie en communicatie inclusief individueel vervaardigde lijsten. Andere specifieke aanpassingen en uitbreidingen kunnen gemakkelijk worden toegevoegd.

Event Manager - Overzicht van de belangrijkste functies

Evenementorganisatie en -documentatie

Configureerbare documenten voor alle soorten evenementen (dagevenement, avondevenement etc.)

Plannen en verplaatsen van evenementen, met of zonder datum of status

Documentatie voor briefing, doel, doelgroepen, prijzen, afzeggingen, agenda, documenten, etc.

Onderverdeling in sessies / deelevenementen

Toewijzen van middelen en taken aan een evenement

Vrije-tijd-zoekfunctie voor middelen

Link naar de correspondentie met sprekers, leveranciers en deelnemers

Activiteiten archiveren, zoals draaiboek, beoordelingsformulieren, informatiemateriaal

Het evenement bewaren als een template

Distributielijsten voor sprekers, deelnemers, teamleden

Evenementarchief

"Actie "evenement kopiëren" inclusief een dialoog voor het bewerken van taken en middelen - kopieerfunctie ook voor deelnemers van een gearchiveerd evenement

Evenementkalender

Deelnemerbeheer

Configureerbare documenten voor deelnamesoorten (volledige of gedeeltelijke deelname etc.)

De status van de deelnemer wijzigen: evenement wijzigen/ afzegging / bevestiging / afgekeurd, etc

Overzichten en views van bv. deelnemers per evenement en sessie

Wachtlijst

Overzicht van vrije plaatsen

Kosten / prijs per deelnemer

Inkomende e-mail: registratie per e-mail en conversie naar deelnemerdocument*

Registraties omzetten van Geen Naam naar een specifieke naam*

Meerdere contacten selecteren uit de database Contacts om hier deelnemers van te maken

Deelnemer selecteren als een persoon uit N & A

Vrije invoer van deelnemers

Individuele deelname- en aanwezigheidslijsten voor afdrukken en PDF

Individuele factuurregels voor facturatie toewijzen (automatisch en handmatig)*

Deelnemerhistorie in het contactadres van de database Contacts*

Functie in de modules Contacts, Portal en Marketing: contactpersoon toevoegen aan evenement

Communicatie

Correspondentieassistent voor enkele brieven en massamailingen

Directe e-mailvervaardiging

Templates voor brieven, e-mail, fax, massamailing

Tekstmodules

Correspondentiehistorie voor evenement, deelnemers, leveranciers, sprekers

Individuele templates voor afdrukken en PDF-generatie, bv. voor naamkaartjes, deelnamecertificaten, lijsten, etiketten

Ad-hoc communicatie met behulp van Sametime-integratie

Uitnodigingen versturen naar interne sprekers via Notes Mail kalender (Schedule is vereist)

Task management

Configuratie van standaard takenpakketten met deadline, verantwoordelijke, omschrijving

Afzonderlijke taken aanmaken en toewijzen aan een evenement en een verantwoordelijke

Overzicht van "Mijn Taken"

Checklists kunnen worden gesorteerd: openstaande en voltooide taken

Taakstatus: Open, Wordt aan Gewerkt, Gesloten, Geannuleerd

Massaverwerking: Wijzig status

Herinnering*

Checklist: Taken per deelnemer*

Middelenbeheer en -planning

Configureerbare documenten voor soorten middelen

Beheer van alle middelen, zoals kamers, technologie, sprekers, locaties, hotels, etc.

Vrije-tijd-zoekfunctie voor sprekers en middelen (kamers, technologie, etc.)

Verschillende zoekopties

Kostenplanning en -calculatie

Configureerbare standaard kostenlijsten

Functie voor prijscalculatie*

Kostencalculatie (vergelijkingen, budget, vaste en variabele kosten, geplande inkomsten)*

Rapporten

Prestatiereview door vergelijking van opbrengsten met kosten

Evaluatieview die kan worden gesorteerd op deelnemers, capaciteit, winst na evenement, etc.*

Evenementevaluatie van sprekers, onderwerpen, organisatie*

Internet

Online evenementenkalender*

Registratie via internet, intranet*

Evenementevaluatie door deelnemer en spreker*

Configuratie en technologie

Zoekfuncties

Sametime-integratie

Language Configuration technologie voor dynamische taalselectie

Centrale administratie en configuratie

Dataexport en -import via GEDYS IntraWare Pump

Workflowintegratie*

Gecombineerd met GEDYS IntraWare 7 modules

Beheer van adressen en stamgegevens met de module Contacts

Flexibel documentbeheer met de module Office

Beheer van afspraken en taken met de module Schedule*

Evenementen als onderdeel van het operationele campagnebeheer met de module Marketing*

Databaseoverkoepelende mailings met de module Mailing*

* volgende versie